¿Cuál es la diferencia entre EAM y CMMS?
En un nivel esencial, el software de gestión de activos empresariales (EAM) funciona como un sistema de gestión de mantenimiento informático (CMMS) más avanzado y más grande . De hecho, el desarrollo de los sistemas EAM siguió muchos años después de que las soluciones CMMS originales salieran al mercado.
EAM aborda problemas de activos
Mientras que las soluciones MRP/MRPII/ERP abordaban problemas de producción e inventario relacionados con la fabricación, la fabricación por procesos en otras industrias experimentó un aumento en el costo de la gestión de activos físicos. Otras soluciones de software que abordaron estos problemas de costos comenzaron a surgir al mismo tiempo.
Estos primeros sistemas EAM reales fueron populares en las industrias de electricidad, minería, defensa, transporte público y petróleo y gas. El hilo conductor de estas industrias era su inmensa dependencia de un programa confiable de gestión de activos físicos.
Curiosamente, los departamentos de mantenimiento dentro de estas empresas de fabricación de proceso y línea de producción a menudo quedaron fuera de esta evolución tecnológica. La mayoría permaneció en un modo reactivo, tomando llamadas telefónicas, pedidos en papel o correos electrónicos cuando algo necesitaba reparación.
EAM, sin embargo, se centró en el hecho de que los activos físicos a menudo tienen problemas intermitentes, que tienen un impacto menor en la organización. Estos problemas también podrían abordarse antes de que ocurra una falla completa.
Visión amplia moderna de EAM
Hoy en día, los sistemas EAM están diseñados para tener una visión más amplia mediante la gestión de los activos físicos de una empresa en toda la organización. Debido a esto, EAM realmente se hizo realidad cuando la tecnología de red estaba creciendo en sofisticación en la década de 1990. Esta tecnología de red permitió que los distintos sistemas informáticos de una organización se conectaran más fácilmente y fueran accesibles centralmente.
Aunque los sistemas EAM se ocupan de la gestión del mantenimiento en un nivel, también analizan todo el ciclo de vida de los activos, desde la adquisición hasta el desmantelamiento. Esto permite que los sistemas EAM administren mejor el costo total de propiedad de un activo. Los sistemas EAM no solo sirven a los departamentos de mantenimiento y la gestión de activos de inventario dentro de una empresa, sino que también analizan los equipos que involucran compras, ingeniería, contabilidad y seguridad.
La fusión de EAM y CMMS
Si bien los sistemas CMMS y EAM tuvieron diferentes lugares de nacimiento, que se rigieron por las necesidades de tipos particulares de empresas e industrias, el advenimiento de la tecnología basada en la web resultó esencialmente en la fusión de las dos tecnologías .
Dado que las soluciones CMMS se compraron e implementaron originalmente a nivel de planta por planta, anteriormente era difícil estandarizar los procesos, las cuentas y la codificación. Además, al principio fue un desafío integrar los sistemas CMMS con otros paquetes, en una empresa con múltiples sitios. . Las instalaciones individuales no podían compartir fácilmente datos, repuestos o conocimientos.
Los sistemas EAM originalmente intervinieron para ser una respuesta de un solo proveedor diseñada para centralizar y consolidar este tipo de información, en relación con los activos de toda una corporación. Esto incluía la gestión de múltiples ubicaciones, piezas y almacenes, e incluso monedas globales.
Con el cambio de milenio, Internet se convirtió en una forma fácil de compartir información entre diferentes plantas e incluso entre proveedores a lo largo de la cadena de suministro. Al mismo tiempo, muchas grandes corporaciones luchaban por resolver los problemas de programación Y2K. Esta combinación hizo que fuera razonable cambiar a sistemas de nivel empresarial.
A medida que los proveedores de CMMS aprovecharon la tecnología abierta disponible, accesible y asequible, pudieron comenzar a ofrecer soluciones para toda la empresa, en lugar de sistemas de una sola instalación. Al mismo tiempo, las soluciones CMMS comenzaron a adoptar la funcionalidad de tipo EAM, además de fusionarse con otros proveedores en el mercado para ampliar sus ofertas.
Al mismo tiempo, los sistemas EAM siempre han incluido muchas de las mismas características que ofrecen los paquetes CMMS, junto con una funcionalidad más amplia.
Como resultado, las soluciones CMMS y EAM actuales tienen mucho en común. Ambos sistemas están enfocados en mejorar el proceso de mantenimiento, y ambos están disponibles como suscripciones basadas en la nube. Además, tanto el software CMMS como el EAM vienen con características similares, como módulos de compras, herramientas de gestión de inventario y capacidades de seguimiento de activos. Ambos sistemas pueden estar basados en la web, disponibles a través de aplicaciones móviles y también vienen con soporte para múltiples sitios.
¿Es un EAM o CMMS adecuado para su organización?
A pesar del hecho de que muchos sistemas EAM ofrecen capacidades CMMS y viceversa, los analistas y proveedores aún se refieren a estos sistemas por separado. La verdad del asunto es que existe un amplio espectro, que va desde soluciones CMMS de tipo shareware muy básicas hasta sistemas EAM complejos a gran escala diseñados para corporaciones más grandes. Muchas de las soluciones populares de hoy se encuentran en algún punto intermedio, con diferentes capacidades y a diferentes precios.
Si está tratando de decidir una solución para su organización, querrá considerar factores como su tamaño, la tasa de crecimiento proyectada, los puntos débiles clave y los objetivos comerciales a corto y largo plazo. La tecnología seguirá cambiando rápidamente, por lo que querrá tomar una buena decisión para satisfacer las necesidades actuales, así como tener la capacidad de expandir su sistema en el futuro; a medida que sus necesidades y las herramientas disponibles cambien y evolucionen.
Las organizaciones pequeñas o medianas pueden estar mejor implementando un sistema CMMS, ya que muchas de estas soluciones tienen capacidades comparables a un EAM completo a un costo menor. Esto es particularmente cierto para aquellas empresas que pueden estar automatizando un proceso manual o basado en papel por primera vez o una que tiene una base de empleados menos expertos en tecnología.
Por ejemplo, una solución basada en dispositivos móviles como UpKeep tiene una interfaz de usuario increíblemente fácil. El personal técnico suele estar listo y funcionando en cuestión de semanas y considera que la plataforma es fácil de aprender y usar.
Si una pequeña o mediana empresa tiene un horizonte de rápido crecimiento y quiere implementar un EAM, una opción rentable sería acceder a esa tecnología a través de un modelo de software como servicio.
Las empresas medianas o grandes que administran muchos activos en muchas ubicaciones diferentes pueden beneficiarse de un sistema EAM completo. Tradicionalmente, las empresas que buscan graduarse de una solución CMMS pasan a un sistema EAM. El mayor beneficio es que toda la información de activos de una empresa se almacena en una ubicación centralizada en un EAM, que puede incluir registros de garantía, historiales de reparación, registros de auditoría, órdenes de compra y otros detalles importantes. A través de un sistema EAM, cualquier departamento puede acceder a cualquier información de activos que pueda necesitar. Las grandes organizaciones que ejecutan múltiples sitios operativos y necesitan administrar muchos activos pueden obtener una vista integral en muchas ubicaciones a través de un EAM.
Conclusión
Aunque los sistemas CMMS y EAM surgieron de las necesidades y demandas de diferentes segmentos de las industrias de fabricación y producción, ambos trabajaron para automatizar procesos de trabajo manuales y de mano de obra intensiva. A medida que evolucionaron, ambos trabajaron en la recopilación de datos críticos para las empresas que podrían usarse para impulsar decisiones comerciales más inteligentes a largo plazo. Las herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial ahora están en el futuro previsible y prometen incorporar datos aún más precisos para ayudar a las empresas a adoptar procesos de mantenimiento verdaderamente predictivos .
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Considere esta metáfora. Un CMMS era originalmente una especie de equipo de monitoreo de latidos del corazón. Mantiene un ojo en el “pulso” de los activos de la fábrica, alertando a los técnicos de mantenimiento cuando necesitan arreglar algo o realizar un mantenimiento preventivo . Una vez que una instalación es demasiado grande para que un CMMS cubra adecuadamente todos los activos, un EAM se convierte en la opción correcta debido a la gran cantidad de factores que deben rastrearse.
En esta comparación, el EAM tradicional sería como un sistema informático que realiza un seguimiento de todos los signos vitales, medicamentos y fluctuaciones corporales de un paciente desde su ingreso al hospital hasta el momento de su salida. Entonces, mientras que un CMMS le brinda una buena idea de cómo están funcionando sus activos en este momento y lo ayuda a planificar para el futuro, un EAM rastrea todo el ciclo de vida de cada equipo que posee, desde el momento en que se compra hasta el momento en que se convierte en chatarra.
Además de tener un alcance mayor, los sistemas EAM tienen características adicionales además del mantenimiento preventivo, incluidas auditorías financieras, procedimientos de bloqueo y etiquetado y registros e historiales de mantenimiento detallados para equipos fuera de servicio.
Hoy en día, las soluciones EAM y CMMS comparten muchas de las mismas características y, a veces, se superponen en términos de capacidades. Sin embargo, es importante comprender las diferencias que quedan, las ventajas y desventajas de cada una y qué solución es la mejor para su empresa.
Una perspectiva histórica
Es útil observar cómo surgieron tanto EAM como CMMS, junto con el desarrollo de otras tecnologías relacionadas, como soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), computación en red e Internet para comprender mejor dónde estamos hoy. Algunos de estos desarrollos ocurrieron uno tras otro, mientras que otros ocurrieron simultáneamente en diferentes industrias.
Orígenes y primeros componentes de un CMMS
Los orígenes de CMMS se remontan a la década de 1960. Durante ese tiempo, las grandes empresas que tenían que operar muchos activos confiaban en un sistema puramente manual para realizar un seguimiento de las cuatro áreas operativas principales que eventualmente formarían la base de un CMMS.
Estas áreas operativas incluían: órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, control de inventario e historial de equipos. Echemos un vistazo a cada área y sus orígenes.
Órdenes de trabajo
Originalmente, las órdenes de trabajo eran simplemente formularios en papel que permitían a los supervisores asignar trabajos a los técnicos. Se imprimían y repartían todas las mañanas y, a medida que se completaba el trabajo, los miembros del equipo anotaban los datos básicos en una tarjeta de tiempo o en la orden de trabajo misma. Luego, los empleados necesitaban escribir la información escrita en una computadora si tenían acceso, lo que luego podría generar informes. Sin embargo, no todas las empresas usaban computadoras y, a menudo, las órdenes de trabajo permanecían en papel, que se perdían o extraviaban fácilmente.
Mantenimiento preventivo
Al principio, las solicitudes de mantenimiento preventivo se anotaban en formularios en papel, que luego se revisaban manualmente y se programaban para el día. Los supervisores necesitaban realizar un seguimiento de los elementos de mayor prioridad revolviendo los archivos, y los asistentes pueden haberlos organizado por período u orden de recepción.
Control de inventario
Cuando este proceso se completaba manualmente usando un sistema Cardex, los empleados necesitaban registrar información como el número de pieza, la descripción y el proveedor de cada pieza en el inventario. Hacer un seguimiento de cuándo se agotaban esas piezas y volver a pedirlo requería mucho tiempo y trabajo.
Historial del equipo
Esta cuarta área rastreaba manualmente los datos de cada activo, que incluían el nombre y el número de identificación, así como la descripción y la ubicación. Los costos de mano de obra y materiales se registraron todos manualmente.
Las primeras mejoras llevaron a estas empresas a tarjetas perforadas y sistemas informáticos centrales. Estos sistemas eran extremadamente costosos y solo las empresas más grandes que operaban muchos activos invertían en ellos.
En este sistema inicial, la información y los datos a menudo eran recopilados, registrados y reingresados varias veces por técnicos, empleados y otros empleados. Esto con frecuencia resultó en inexactitud, errores y registros incompletos a lo largo del tiempo. Además, era extremadamente difícil e ineficiente encontrar y utilizar información relevante.
Dos décadas más tarde, las empresas todavía usaban las versiones infantiles de CMMS como almacenamiento esencialmente automatizado de estos datos. Los informes eran difíciles de ejecutar y, a menudo, confusos de entender. No existían capacidades de análisis de negocios en este momento. De hecho, simplemente acceder a la información recopilada de cualquier manera útil era casi imposible.
CMMS, Microcomputación y Redes
El lento cambio de los grandes sistemas mainframe a las minicomputadoras relativamente menos costosas en la década de 1980 alentó a los proveedores de CMMS a reforzar su funcionalidad. Las soluciones CMMS comenzaron a implementar una entrada de datos más fácil de usar y agregaron mejores capacidades de generación de informes.
Sin embargo, la tecnología aún limitaba el uso y la aplicación de CMMS a un solo departamento o una planta. Por lo general, los proveedores individuales de CMMS ofrecían productos que abordaban algo muy específico, como equipos de plantas de fabricación o infraestructura de carreteras.
Diez años más tarde, el tamaño y el costo de las computadoras continuaron cayendo, mientras que los sistemas de redes florecieron en complejidad y alcance. Estos desarrollos alentaron a las empresas de CMMS a abordar las preocupaciones de seguridad, mejorar la comunicación y la funcionalidad del flujo de trabajo y ampliar sus funciones de planificación y programación.
CMMS, la web y la computación en la nube
Con el cambio de siglo, Internet y las tecnologías basadas en la web se estaban desarrollando rápidamente. Como resultado, la mayoría de las soluciones CMMS actuales están basadas en la web.
A medida que más operaciones comerciales diarias en todas las industrias trasladan su computación a soluciones basadas en la nube, el acceso y la manipulación de datos aumenta exponencialmente. Los empleados de una empresa no solo pueden ingresar y recuperar la información necesaria para hacer su trabajo, sino que también los socios y proveedores externos también pueden contribuir y acceder a datos críticos.
A lo largo de su evolución, CMMS ha seguido ampliando su funcionalidad para incluir un mantenimiento preventivo más sofisticado, gestión de activos e inventario, soporte multisitio, compras y gestión de MRO. Hoy en día, los desarrollos de aprendizaje automático e inteligencia artificial están comenzando a expandir las funciones de mantenimiento predictivo.
Incluso con todas las funciones añadidas, la solución central de CMMS aún se basa en la ejecución eficiente de órdenes de trabajo. Muchas de las mejores soluciones del mercado actual son extremadamente efectivas y optimizadas para ayudar a las organizaciones pequeñas, medianas y grandes a administrar mejor sus operaciones de mantenimiento.
Además, la mayoría de los sistemas CMMS se pueden integrar con otros paquetes de software que brindan los servicios adicionales que las empresas pueden necesitar, incluida la programación y la contabilidad.
Orígenes de la EAM
EAM encuentra sus raíces más tempranas aproximadamente una década después de que se plantaron las semillas para las soluciones CMMS. A mediados de la década de 1970, las empresas manufactureras luchaban con problemas en sus líneas de producción. Pudieron ver que cosas como averías en los equipos y problemas de inventario contribuyeron a muchas ineficiencias y pérdida de producción. La gerencia de manufactura sabía que la tecnología informática tenía la capacidad de brindar soluciones y ayudarlos a ser más competitivos.
La primera solución para las empresas de fabricación llegó en forma de planificación de materiales mejorada. Los proveedores comenzaron a ofrecer soluciones de planificación de recursos de materiales (MRP) en la década de 1980, que prometían ayudar a las empresas a ver qué materiales de inventario necesitaban al día, semana o mes siguiente, y luego adquirirlos cuando las líneas de producción estuvieran listas.
Pronto, los MRP se expandieron a la planificación de recursos de fabricación (MRP II), que adoptó una perspectiva más amplia para impulsar la eficiencia de la producción en general. Más o menos al mismo tiempo, Toyota introdujo el concepto de inventario justo a tiempo, donde las piezas y los materiales podían recibirse inmediatamente antes de que fueran necesarios para reducir o eliminar el almacenamiento de inventario.
Después de otra década, MRP II floreció para convertirse en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) , que prometía reunir diferentes departamentos en una ubicación centralizada. Los sistemas ERP se diseñaron para vincular la gestión de inventario directamente con los requisitos de las líneas de producción y se centraron en garantizar que la cadena de suministro entregue los materiales a la línea de producción de la manera más eficiente posible.