Gestión de Activos (ISO 55000)
¿Qué es la gestión de activos e ISO 55000?
Respondido el 24 de enero de 2020
¿Cuáles son los elementos principales de un sistema de gestión de activos?
Hay cuatro secciones principales dentro de la norma ISO 55001 que describen los elementos principales de un sistema de gestión de activos. Aparte de estos cuatro componentes principales, ISO 55001 e ISO 55002 incluyen además otras cláusulas que pueden considerarse como partes adicionales para respaldar el sistema de gestión de activos. La siguiente lista a continuación enumera estos elementos:
1. Política de gestión de activos
La política de gestión de activos de una empresa sienta las bases sobre cómo se llevará a cabo la gestión de activos. Demuestra el compromiso de la organización hacia un propósito común. Al igual que con otros documentos de la empresa, la política de gestión de activos debe someterse a un proceso de revisión regular, y se deben realizar actualizaciones según sea necesario.
Los ejemplos típicos de políticas incluirían disposiciones para especificar criterios de toma de decisiones y declaraciones que expresen metas y objetivos a largo plazo. Otros ejemplos de disposiciones que aparecerían en la política son las leyes y la legislación aplicables, los requisitos de las partes interesadas y los estándares de mejora continua.
La política de gestión de activos es un documento relativamente breve: una o dos páginas serían más que suficientes. Este documento es corto y simple por una razón. No pretenden contener detalles específicos que pueda encontrar en un manual de procedimiento. En cambio, la declaración de política proporciona principios generales que la empresa se esfuerza por seguir en términos de gestión de activos.
2. Objetivos de gestión de activos
Identificar los objetivos de un sistema de gestión de activos es esencial para dar los primeros pasos para alcanzar el resultado deseado. Establecer estos objetivos e hitos dentro de la empresa, más específicamente dentro de la gestión de activos, forma los planes de ejecución que se necesitarán después.
ISO 55002 requiere que los objetivos de gestión de activos sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos determinados. Teniendo en cuenta esta regla mnemotécnica simple, pero efectiva, lo prepara para objetivos que realmente importan.
Establecer objetivos dentro de su organización no siempre sigue el mismo proceso. Recuerde que su sistema de gestión de activos estaría compuesto por varios tipos de subsistemas y otros elementos. Un activo físico, por ejemplo, puede tener objetivos específicos relacionados con la condición, la salud y los costos operativos del activo. Todo el sistema de gestión de activos, por otro lado, consideraría objetivos más generales, como la satisfacción total del cliente, el costo de propiedad o los costos ambientales.
3. Plan de gestión estratégica (SAMP)
El plan de gestión de activos estratégicos (SAMP) también se conoce comúnmente como la estrategia de gestión de activos. ISO 55000 proporciona una definición completa de la estrategia de gestión de activos: “información documentada que especifica cómo los objetivos de la organización se convertirán en objetivos de gestión de activos, el enfoque para desarrollar planes de gestión de activos y el papel del sistema de gestión de activos para apoyar el logro de los objetivos de gestión de activos”. objetivos de gestión de activos”.
El SAMP es básicamente una forma de unir los objetivos de gestión de activos con los objetivos generales de la organización. Allana el camino para pasos de planificación más detallados para luego lograr los objetivos de gestión de activos.
El desarrollo del plan organizacional y la estrategia de gestión de activos debe ser un proceso bidireccional. Por ejemplo, los resultados de las actividades de gestión de activos influyen en cómo se forman los objetivos de la organización. Este es un proceso iterativo, que permite que tanto el plan como la estrategia evolucionen juntos.
ISO 55002 señala algunos consejos importantes en el desarrollo del SAMP. Se espera que las organizaciones involucren a las partes interesadas. Las expectativas y necesidades de las partes interesadas deben evaluarse en consecuencia. Las actividades generales también deben identificarse y revisarse periódicamente, especialmente aquellas actividades que se requieren más allá del plazo de planificación. Por último, los procesos para establecer objetivamente los criterios de toma de decisiones deben estar debidamente documentados.
4. Plan de gestión de activos
Piense en el plan de gestión de activos como un mapa más detallado para lograr los objetivos de gestión de activos de una organización. Este documento incluye información sobre las actividades, los recursos y los plazos específicos a los que se someterían los activos. Este plan pretende trabajar en la consecución de los objetivos previamente fijados.
La creación de un plan de gestión de activos comienza con la identificación de quién es el responsable de desarrollar e implementar el documento en sí. También es importante tener en cuenta a los usuarios del documento, asegurándose de que la información escrita se comunique de forma clara.
Los planes de gestión de activos deben documentarse de una manera que tenga sentido para la organización. Algunos podrían optar por tener un solo documento que sea aplicable a toda la organización. A otros les puede resultar más apropiado tener varios planes desglosados según sus respectivos departamentos.
5. Elementos de apoyo
Los elementos principales de un sistema de gestión de activos se pueden resumir en política, objetivos, estrategia y plan. Sin embargo, hay muchas otras herramientas implícitas que son requisitos previos para desarrollar uno o más de los elementos principales. Piense en estos otros elementos de apoyo, como bloques de construcción más pequeños, que juntos forman un componente más grande del sistema.
La serie ISO hace un muy buen trabajo al dividir grandes conceptos en cláusulas más pequeñas. El plan de gestión de activos, por ejemplo, cubre una amplia gama de actividades. Para garantizar que no se pierdan conceptos clave, se incluyen estándares que son específicos sobre la operación, la evaluación del desempeño y la evaluación de riesgos.
Ejemplos de elementos de apoyo que forman parte del sistema de gestión son:
- Consideración del apoyo requerido (es decir, recursos, competencias, etc.)
- Planificación operativa e implementación de las actividades requeridas.
- Evaluación del desempeño
- Evaluación de los niveles de riesgo
¿Cómo implemento la ISO 55000?
La implementación de ISO 55000 comienza con la incorporación de la alta dirección. Una vez que el equipo de liderazgo está de acuerdo, las partes interesadas y los equipos internos relevantes también se involucran. Puede esperar que la hoja de ruta hacia la implementación de ISO 55001 siga los siguientes pasos:
1. Evalúe la preparación de su organización
Antes de avanzar hacia la implementación de ISO 55000, es útil tener una idea del estado actual de su organización. Esta línea de base le daría una idea de qué tan cerca se relacionan sus procesos actuales con los estándares internacionales. Saber dónde encaja su organización con los estándares internacionales lo ayudará a determinar la cantidad de trabajo necesario para pasar a la fase de implementación.
2. Desarrolle su sistema de gestión de activos
Después de establecer una línea de base de sus operaciones actuales, puede avanzar hacia el desarrollo de su sistema de gestión de activos. Anteriormente, hemos cubierto las partes principales del sistema de gestión de activos. Estos son 1) política de gestión de activos, 2) objetivos de gestión de activos, 3) plan estratégico de gestión de activos y 4) plan de gestión de activos.
También es necesario establecer otros elementos de apoyo que son requisitos previos para estos cuatro componentes principales. Los detalles sobre las actividades y procesos que formarán parte del plan de gestión de activos, por ejemplo, deben documentarse en consecuencia.
Será beneficioso para la organización involucrar a las personas adecuadas en este proceso. Espere que algunas actividades dentro de este paso se realicen además de las operaciones habituales. Esto puede causar una cantidad significativa de trabajo adicional que debería planificarse de manera eficiente.
3. Realice una evaluación detallada de las deficiencias
La brecha entre dónde estás y dónde quieres estar en términos de gestión evolucionará continuamente. Una evaluación de brechas oportuna puede significar una gran diferencia en la cantidad de información que se puede obtener.
Se puede realizar una evaluación de brechas antes, durante o poco después del desarrollo de un sistema de gestión de activos. Piense en este proceso como similar al primer paso: evaluar la preparación de su organización. Excepto que esta vez, la intención es prepararse para cerrar las brechas, en lugar de simplemente establecer una línea de base.
4. Cerrar la brecha
Las acciones que realice en este paso son igualmente importantes, si no más, que las del paso anterior. En esta fase, debería poder identificar acciones concretas para mejorar su sistema de gestión de activos.
5. Operar y ajustar
Después de todo el arduo trabajo que ha realizado con la lluvia de ideas y la planificación, es hora de poner el sistema en marcha para una prueba de manejo. Con todos los procesos implementados, ahora puede continuar con los procedimientos de implementación y evaluación.
Habrá puntos que no podría haber visto venir durante las etapas de planificación. Es por eso que no puedes bajar la guardia todavía mientras estás en esta fase. Tómese este tiempo durante las operaciones iniciales para continuar aprendiendo y afinando en el camino.
En este punto, con la cultura y la actitud adecuadas, deseará continuar encontrando formas de mejorar sus procesos. La certificación se convierte en una opción, especialmente después de generar la confianza de que ha creado procesos que se adhieren a los principios de una gestión de activos adecuada. Si bien el cumplimiento de la norma es clave, también puede haber beneficios al ir más allá y obtener la certificación ISO.
¿Cómo obtengo la certificación ISO 55000?
La certificación puede ser una herramienta útil, particularmente en situaciones en las que desea generar credibilidad con sus clientes. Sin embargo, vale la pena señalar que la propia ISO no sería el organismo de certificación para otorgar su certificación. Aunque pueda sonar contradictorio,ISO no realiza la certificación . Desarrollan estándares y documentación, pero no emiten certificados y no están involucrados en el proceso de certificación.
El proceso de certificación está a cargo de una entidad separada: un organismo de certificación. Para obtener la certificación ISO 55000, debe elegir un organismo de certificación que utilice el estándar del Comité de evaluación de la conformidad (CASCO) de ISO. Después de seleccionar un organismo, puede esperar una serie de auditorías que deberá aprobar para obtener un estado de certificación ISO.
¿Cuánto tiempo duran las certificaciones ISO?
Las auditorías de recertificación generalmente se realizan cada tres años. En ese sentido, puedes pensar en que tu certificado tenga una vigencia de alrededor de tres años.
Auditorías para recertificación
Esto no significa que solo será auditado una vez cada tres años. Las auditorías ISO vienen en diferentes formas y se realizan de forma rutinaria durante todo el año:
Auditoría de seguimiento
Se realizará una auditoría de seguimiento para garantizar que se hayan abordado las no conformidades menores en las verificaciones iniciales. Esto normalmente se realizaría dentro de un año a partir de la certificación inicial.
Auditoria de vigilancia
Para asegurar la mejora continua, también se realizarán auditorías de seguimiento anuales. Piense en estos como puntos de control que lo ayudarán a lograr más fácilmente un estado de recertificación.
Auditoría de recertificación
Esta auditoría es similar a la auditoría de certificación inicial que le hubiera otorgado su estatus de certificado. Esta es una revisión en profundidad realizada cada tres años que analiza sus procesos y cómo cumplen con el estándar internacional.
Conclusión
La gestión de activos es una filosofía de la que se puede beneficiar cualquier organización imaginable. Más que obtener recompensas instantáneas, promueve una cultura que aprovecha los activos mediante el aumento del valor y la gestión de riesgos. Una norma internacional, como la ISO 55000, proporciona un marco que las empresas de varios sectores pueden utilizar como guía para implementar una estrategia eficaz.
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La gestión de activos es la forma en que las organizaciones obtienen el máximo valor de sus activos. Un administrador de activos evalúa los costos y los riesgos potenciales frente a los beneficios potenciales que una empresa podría obtener de un activo.
La gestión de activos se está convirtiendo en un término básico en el mundo del mantenimiento y la confiabilidad. Ha recorrido un largo camino desde que solo las instituciones financieras lo utilizan para describir cómo se gestionan los riesgos para las carteras de inversión. Hoy en día, la gestión de activos lleva instantáneamente a temas como la disponibilidad de equipos, la confiabilidad, el mantenimiento y mucho más. Pero la pregunta sigue siendo: ¿cuál es la definición de gestión de activos? Y, más que eso, ¿cómo lo implemento?
¿Qué es un activo?
Antes de continuar, debemos estar de acuerdo con lo que nos referimos como un "activo". Un activo se define como cualquier elemento tangible o intangible que tiene valor potencial o real para la empresa.
El valor puede ser positivo o negativo, generalmente expresado en valor material, monetario o tasado. Además, el valor puede incluir una evaluación de riesgos, responsabilidades y depreciación.
Los activos tangibles, también conocidos como activos físicos, incluyen edificios, equipos, maquinaria, herramientas e inventario. Por otro lado, ejemplos de activos intangibles son los sistemas de información, la propiedad intelectual y los arrendamientos o acuerdos.
¿Qué es la gestión de activos?
Ahora que hemos definido un activo y hemos identificado varios ejemplos, podemos echar un vistazo más de cerca a lo que significa gestionarlos. Recuerde que los activos tienen valor potencial o real, valor que puede ser beneficioso o perjudicial para los objetivos de la organización.
La gestión de activos es el enfoque sistemático de las organizaciones para obtener valor de sus activos. Este proceso metódico normalmente considera los costos y las posibles causas de los riesgos y los compara con las ganancias y oportunidades. El fin último es obtener beneficios de los activos para alcanzar los objetivos marcados por la empresa.
El proceso de gestión es continuo y abarca todo el ciclo de vida de un activo. Esto incluiría identificar estrategias, planificar, evaluar y ejecutar planes.
¿Cuáles son algunos estándares que lo definen?
A medida que se enfoca más en garantizar la confiabilidad y seguridad de los sistemas de equipos, el enfoque en la gestión de activos se vuelve inevitable. Sin embargo, con múltiples interpretaciones y niveles de ejecución, diferentes organizaciones tienen diferentes niveles de éxito en la implementación de procedimientos de gestión de activos. Por lo tanto, debe haber documentos concretos que definan objetivamente el marco para la gestión de activos. A continuación se muestran ejemplos de estos documentos:
1. PAS 55
Iniciado por el Instituto de Gestión de Activos (IAM), la Especificación Disponible al Público 55 (BSI PAS 55) de la Institución Británica de Normas se introdujo por primera vez en 2004 para consolidar las especificaciones que definen una gestión sólida de activos. Después de ser actualizado y publicado en 2008, desde entonces se ha utilizado como un estándar global para la gestión de activos, en particular para los activos físicos.
Este documento consta de dos partes: 1) BPI PAS 55:2008 Parte 1 describe una lista de verificación de los requisitos que deben implementarse para la gestión de activos, mientras que 2) BPI PAS 55:2008 Parte 2 sirve como guía para lograr estos requisitos .
2. AMBOK
El Asset Management Council of Australia proporciona un producto técnico que es el Asset Management Body of Knowledge (AMBoK) . Este documento proporciona un conjunto de principios que influyen en los sistemas de activos de una organización: enfoque de salida, capacidades, garantía de nivel y organización de aprendizaje. Además, el AMBoK desarrolla varios modelos que tienen como objetivo describir su funcionamiento.
3. ISO 55000
ISO 55000 es una serie de estándares internacionales que describen los principios para administrar todo tipo de activos. La serie de tres partes se compone de los siguientes documentos:
1. ISO 55000:2014 : descripción general, principios y terminología
2. ISO 55001:2014 – Sistemas de gestión – Requisitos
3. ISO 55002:2018 Directrices para la aplicación de ISO 55001
Estos documentos proporcionan el marco que debe existir para administrar de manera más efectiva los activos de una organización. Estos estándares se crearon con una perspectiva de alto nivel, involucrando a múltiples organizaciones de diversas industrias. No es exactamente un procedimiento paso a paso para gestionar activos, sino una guía sobre los requisitos previos para una gestión de activos más eficaz.
¿Cómo se compara ISO 55000 con otras normas?
La ISO 55000 se creó con la intención de ser relevante para una audiencia más amplia. Después de todo, es el estándar internacional reconocido en gestión de activos. Una mirada a los orígenes de la norma ISO 55000 nos ayudará a apreciar cómo se compara con otras normas existentes.
Desde que se introdujo en 2004, BSI PAS 55 ha seguido ganando terreno con un número creciente de organizaciones. La mayor aceptación por parte de la comunidad de gestión de activos ha inspirado mejoras en el documento existente. Así surgió ISO PC 251, un equipo de organizaciones de gestión de activos de un total de 31 países participantes.
El BSI PAS 55 fue un esfuerzo notable para consolidar las mejores prácticas de los líderes de la industria. Durante un período de 10 años, 49 organizaciones en 10 países diferentes contribuyeron al documento que allanó el camino para un estándar internacional. ISO 55000 mejora aún más este conjunto de conocimientos al involucrar a cientos de organizaciones, en múltiples industrias.
Un ejemplo práctico que muestra el cambio de la norma BSI PAS 55 a la norma ISO 55000 está en el tipo de activos a los que se hace referencia. ISO 55000 ahora considera cualquier tipo de activo que tenga un valor real o potencial para la empresa. Su predecesor, BSI PAS 55, cubre claramente solo los activos físicos o tangibles. Estas adiciones sutiles pero significativas tienen impactos correspondientes en el programa integral de gestión de activos.
¿Qué es un sistema de gestión de activos?
Un sistema de gestión de activos es un conjunto de componentes dentro de una organización que establece políticas, objetivos y procesos para lograr efectivamente el máximo valor de los activos. En otras palabras, es un proceso sistemático que permite a una organización alcanzar sus objetivos de obtener valor real y potencial de sus activos.