Explicación del software de gestión de inventario

El software de gestión de inventario es un sistema digital que almacena datos sobre piezas y suministros, lo que permite obtener información en tiempo real sobre las cantidades y las necesidades de cumplimiento. Para la industria del mantenimiento, estos sistemas aprovechan la tecnología de código de barras para rastrear piezas en una instalación para aumentar la velocidad de reparación y el tiempo de actividad del equipo.

Descripción general

Las primeras versiones del software de gestión de inventario se desarrollaron en la década de 1980, justo después de que la industria minorista migrara a lectores de códigos de barras estándar y adoptara el Código Universal de Producto (UPC).

La gestión de inventario se expandió en la década de 1990 cuando la subsidiaria de Toyota, Denso Wave, inventó un sistema de código gráfico bidimensional llamado códigos de respuesta rápida (QR). La migración de códigos unidimensionales (UPC) a códigos bidimensionales (QR) permitió almacenar información más compleja. Esto incluyó una pista de auditoría completa en toda la cadena de suministro (desde la fabricación hasta la venta y la reparación). A partir de la década de 2000, con los teléfonos inteligentes creando la adopción masiva de códigos QR, el software de gestión de inventario se expandió mucho más allá del comercio minorista para convertirse en un procedimiento operativo estándar en varias industrias.

Nota: Incluso con el crecimiento de los códigos QR, los códigos de barras UPC todavía están en circulación, principalmente en el espacio minorista físico. Muchas empresas usan códigos UPC y QR y software como UpKeep admite cada tipo .

Cómo las diferentes industrias usan el software de gestión de inventario

Los fabricantes confían en el software de gestión de inventario para ensamblar las piezas necesarias para la construcción de productos complejos, mientras que las empresas de administración de propiedades utilizan el software para garantizar que los suministros estén disponibles para las reparaciones de mantenimiento, ya sean bombillas, bisagras de puertas o suministros de plomería. Para los administradores de instalaciones y oficinas, la gestión de inventario se utiliza para almacenar suministros suficientes para el soporte de TI, la productividad de la oficina y la seguridad de los empleados.

El seguimiento y la gestión del inventario es una característica central de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS). Los equipos de mantenimiento necesitan las piezas correctas a mano para aumentar el tiempo de reparación y minimizar el tiempo de inactividad del equipo. La gestión de inventario en un CMMS se puede configurar para recomendar piezas específicas para una reparación determinada, así como para automatizar las notificaciones cuando es necesario volver a pedir piezas.

La relación entre la gestión de inventario, el CMMS y el software ERP

Para las grandes corporaciones, la gestión de inventario es una parte estándar de la planificación de recursos empresariales (ERP), donde las piezas y los suministros son una de las mayores inversiones, junto con su fuerza laboral y sus ubicaciones. El ERP es fundamental para maximizar los ingresos al reducir el gasto de piezas innecesarias y garantizar que haya suficientes existencias disponibles para satisfacer la productividad de los empleados y la demanda de ventas.

Tradicionalmente, las empresas utilizaban un CMMS para gestionar las tareas de mantenimiento y un sistema ERP independiente para la gestión de inventario. Ahora que la gestión de inventario de CMMS se ha vuelto más sofisticada, muchas empresas están integrando los dos sistemas y encuentran que los conocimientos combinados son particularmente útiles para la planificación de capital, la previsión y la reducción del mantenimiento diferido.

Funciones populares de gestión de inventario

Generación y escaneo de código

Es importante tener un sistema que pueda leer códigos de barras y generar nuevos códigos de barras por sí mismo. Esto garantiza que todas las piezas se contabilicen y capturen en un sistema para asociar las piezas a ubicaciones, activos y órdenes de trabajo. La captura de estas asociaciones permite a los administradores de piezas realizar una auditoría que muestra cómo, dónde y cuándo se utilizó la pieza.

En términos de escaneo, muchos productos CMMS tienen funciones de escaneo móvil que permiten a los trabajadores de mantenimiento escanear códigos de barras con su teléfono inteligente.

Ordenes de compra

Ser capaz de generar órdenes de compra directamente en su CMMS permite que todos en la organización desempeñen un papel activo en la gestión de inventario. También realiza un seguimiento de qué proveedores utilizar para pedir piezas específicas. El cumplimiento de PO se puede configurar para actualizar automáticamente las cantidades de piezas en el CMMS.

Personalización de atributos

Cada empresa usa los suministros de diferentes maneras y la estandarización de los datos de inventario requiere la personalización de los datos. Piense en todos los valores asociados que sería útil incluir, como la ubicación, la categoría, el costo por unidad, el proveedor y la cantidad mínima. Luego, agregue estos valores a su CMMS e inclúyalos en archivos .csv al importar piezas nuevas.

Importación masiva

Puede agregar manualmente un artículo de inventario por artículo o realizar una carga masiva de inventario nuevo con un archivo .csv. Esta es una característica importante para las organizaciones que tienen cientos de piezas y están adoptando un nuevo CMMS.

Conclusión

Lograr un mantenimiento de clase mundial requiere que las organizaciones hagan más que centrarse en las reparaciones inmediatas y el mantenimiento preventivo. Deben organizar todas las áreas de la operación que hacen posible la realización de este trabajo. Una de estas áreas es el inventario, y con el software de gestión de inventario, es más probable que las organizaciones tengan las piezas que necesitan, cuando las necesitan.